Google Таблицы как источник данных для AI-агентов

Опубликовано: 13 декабря 2025 г.

google-sheetsdata-sourcesautomationno-code

Кратко о функциональности

Новый тип источника данных позволяет подключать Google Таблицы как базу для поиска. Агент автоматически ищет нужные строки, показывает результаты пользователю и сохраняет выбранные записи в лиды — всё это без единой строки кода.

В отличие от традиционных API-источников, Google Таблицы не требуют разработки эндпоинтов или настройки сервера. Просто поделитесь ссылкой на таблицу, укажите названия колонок — и данные станут доступны агенту для интеллектуального поиска.

Где применимо в бизнесе

Образовательные платформы и корпоративное обучение

Храните каталог курсов, тренингов и вебинаров в Google Таблице. Агент находит подходящие занятия по запросам сотрудников, автоматически записывает их на обучение и отправляет данные в систему LMS.

Пример использования:

Колонки: Название курса, Модуль, Тип занятия, Длительность, Формат
Агент ищет по ключевым словам
При записи сохраняет полный объект: название, формат, длительность — всё доступно для интеграций

Продажа товаров и услуг из прайс-листа

Загрузите номенклатуру товаров в Google Таблицу. Когда клиент спрашивает "есть ли ноутбуки до 50000", агент мгновенно находит совпадения, показывает характеристики, цены и артикулы, затем передает данные в CRM интеграцию для оформления заказа.

Преимущества:

Обновляйте прайс через Google Sheets без доступа к коду
Кеш данных обновляется автоматически (TTL 1 час)
Поиск с опечатками и транслитерацией (пользователь пишет "nokiya" → находит "Nokia")

База знаний FAQ и документация

Вместо ручного наполнения базы знаний Q&A, импортируйте готовую таблицу с вопросами-ответами. Агент ищет релевантные записи и дополняет ответы контекстом из других источников.

Сценарий:

Колонки: Вопрос, Ответ, Категория, Теги
Агент ищет по ключевым словам и смыслу запроса
Находит несколько близких ответов и синтезирует финальный текст

Бронирование и расписание

Публикуйте расписание услуг, мастеров или конференц-залов в Google Таблице. Агент показывает доступные слоты, бронирует выбранный вариант и записывает в Google Calendar или отправляет email подтверждение.

Детальная инструкция

Шаг 1: Подготовьте Google Таблицу

Создайте таблицу в Google Sheets
Заполните данные:
- Первая строка — названия колонок (ID, Название, Цена, Категория)
- Со второй строки — данные
Опубликуйте таблицу:
- Нажмите Настройки доступа → Доступно всем, у кого есть ссылка
- Или: Файл → Доступ → Опубликовать в интернете
Скопируйте ссылку для публикации

Важно: Таблица должна быть публичной (режим "Читатель"). Приватные данные не размещайте в публичных таблицах!

Шаг 2: Добавьте источник данных

Перейдите в Дашборд → Источники данных → Добавить источник
Выберите тип Google Таблицы
Заполните форму:

Внутреннее имя: например, products или services

Описание: "Каталог товаров и услуг компании"

Ссылка на таблицу: Вставьте скопированную ссылку или ID таблицы

Выбор листа: Из выпадающего списка выберите нужный лист (вкладку)
Настройте названия полей (3 режима):

○ Первый ряд содержит названия полей (рекомендуется)
- Система автоматически загрузит первую строку
- Нормализует названия: "Название курса" → nazvanie_kursa
- Поддерживает русские названия (транслитерация)
- Дубликаты получают индексы: name, name_2, name_3
○ Указать названия вручную
- Введите через запятую или каждое на новой строке
- Пример: id, name, price, category
- Система нормализует к JSON-совместимым ключам
○ Без названий
- Автоматически: field_0, field_1, field_2...
Идентификатор ряда (как система различает записи):

Поля из таблицы:
- id — если есть в таблице (автовыбирается)
- email, name — любое уникальное поле
Технические значения:
- [rowindex] ⚠️ Номер ряда (при изменении порядка может сбиться)
- [field_0] Первое поле (если названия не заданы)
Нажмите Обновить для загрузки актуальных данных
Протестируйте через кнопку Тест — увидите таблицу с первыми 20 строками

Шаг 3: Подключите к агенту

Откройте нужного агента в Дашборд → Агенты
Перейдите в раздел Поля формы
Добавьте новое поле:
- Имя: например, product(источник) — используйте имя вашего источника данных
- Тип: выберите тип с суффиксом _pick (создается автоматически)
- Описание: "Выбранный товар из каталога"
Сохраните агента

Шаг 4: Протестируйте в диалоге

Откройте чат с агентом и попробуйте:

User: Покажи ноутбуки до 50000 рублей
Agent: Найдены товары:
       1. Ноутбук HP 15 - 45000₽
       2. Ноутбук ASUS X515 - 38000₽
       ...
User: Беру первый
Agent: Вы выбрали "Ноутбук HP 15" за 45000₽

Шаг 5: Настройте интеграции

Данные из Google Таблиц можно автоматически отправлять:

В CRM (Bitrix24, amoCRM) — полный объект выбранной строки
На Email — детали курса, товара или услуги
В Telegram — уведомления о новых записях
В базу данных через webhook

Подробнее в статье Интеграции, которые приводят готовых лидов.

Преимущества умного поиска

Находит даже с опечатками

Агент понимает запросы с ошибками:

Клиент пишет "Нокиа" или "Nokiya" — находит товары Nokia
"Ноудбук" — находит ноутбуки
"Консультаця" — находит консультацию

Это экономит время оператора, который раньше вручную исправлял опечатки.

Работает с русскими названиями

Таблицы с русскими заголовками работают автоматически:

Колонки "Имя клиента", "Телефон", "Email" — всё распознается
Можно смешивать русские и английские названия
Дубликаты колонок обрабатываются автоматически (получают номера)

Быстрые обновления без программиста

Изменили цены в Google Таблице? Данные обновятся у агента в течение часа автоматически. Не нужно:

Вызывать разработчика
Менять код
Перезапускать систему

Просто отредактируйте таблицу — и всё!

Кеширование

Данные обновляются каждый час автоматически
Кнопка "Обновить" загружает изменения мгновенно
Лимиты кеша: от 10 MB (Free) до безлимита (Max)

Как работает поиск

Система анализирует все колонки таблицы и находит совпадения:

Точные совпадения показываются первыми
Частичные совпадения (слово входит в описание) — следом
Учитывается количество совпавших слов в запросе

Сохранение данных

При выборе сохраняются все поля выбранной строки:

Название, цена, категория, описание
Доступно для интеграций и отчетов
Данные не теряются даже при удалении таблицы

Сравнение с другими источниками

Функция	Google Sheets	Basic API	Google Calendar
Настройка	Без кода	Требует API	OAuth авторизация
Обновление данных	Редактируйте таблицу	Изменение API	Автоматическая синхронизация
Поиск	Умный поиск с опечатками	По API	По датам
Для кого	Любой пользователь	Разработчики	Бронирование встреч

Примеры использования

Пример 1: Интернет-магазин электроники

Создайте таблицу с товарами:

Артикул	Название	Цена	Наличие	Категория
SKU-1001	Ноутбук HP 15	45000	5 шт	Электроника
SKU-1002	Мышь Logitech MX	3500	12 шт	Аксессуары

Сценарий:

Клиент пишет: "Есть ли ноутбуки до 50000?"

Агент находит в таблице и отвечает: "Найден Ноутбук HP 15 за 45000₽, в наличии 5 штук"

Клиент: "Беру"

Агент сохраняет выбор и отправляет в CRM артикул, название, цену — готовый заказ для менеджера.

Пример 2: Расписание специалистов

Ведите расписание специалистов в Google Таблице:

Специалист	Услуга	День	Время	Цена
Иванов И.И.	Консультация	Понедельник	10:00	3000
Петрова М.А.	Диагностика	Вторник	14:00	2500

Сценарий:

Клиент пишет: "Когда можно к Иванову?"

Агент отвечает: "Иванов И.И. проводит консультации по понедельникам в 10:00, стоимость 3000₽"

Клиент: "Записывайте"

Агент сохраняет запись со специалистом, услугой, временем и ценой.

Пример 3: Агентство недвижимости

Ведите базу объектов в Google Таблице:

Адрес	Комнат	Площадь	Цена (млн)	Метро
ул. Ленина, 25	2	65 м²	12.5	Площадь Ленина
пр. Мира, 108	3	85 м²	18.0	ВДНХ

Сценарий:

Клиент пишет: "Двушка возле метро до 15 миллионов"

Агент находит: "ул. Ленина, 25 - двухкомнатная 65 м², 12.5 млн, метро Площадь Ленина"

Клиент: "Подходит"

Агент сохраняет выбор с адресом, площадью и ценой — менеджер получает готовый лид для звонка.

Безопасность и лимиты

Публичные vs приватные таблицы

⚠️ Текущая версия работает только с публичными таблицами.

Не размещайте в публичных таблицах:

Персональные данные (ФИО, паспорта, адреса)
Финансовую информацию
Коммерческую тайну
Конфиденциальные контракты

Для приватных данных используйте Basic API с авторизацией на вашем сервере.

Планируется: OAuth авторизация для доступа к приватным таблицам (roadmap 2025 Q1).

Квоты Google Sheets API

Google Sheets API имеет квоты:

300 запросов в минуту на пользователя
100 запросов в минуту на проект

Наша система оптимизирована:

Кеширование снижает количество запросов к Google
Загружаем весь лист одним запросом
TTL 1 час = максимум 24 запроса в сутки на таблицу

Лимиты по тарифам

Управление объемом кеша в Дашборд → Настройки → Тарифный план:

Free: 10 MB кеша (≈5000 строк)
Basic: 100 MB (≈50000 строк)
Pro: 500 MB (≈250000 строк)
Max: Безлимитно

При превышении лимита применяется LRU eviction — удаляются самые старые (давно не использованные) кеши.

Troubleshooting

Ошибка "Spreadsheet not found or not public"

Решение:

Проверьте что таблица опубликована (см. Шаг 1)
Убедитесь что ссылка корректна
Попробуйте открыть ссылку в инкогнито-режиме браузера

Ошибка "Method doesn't allow unregistered callers"

Причина: Технические настройки сервера

Решение: Обратитесь к администратору системы или в поддержку

Поиск не находит данные

Решение:

Проверьте настройки "Названия полей" — правильно ли определены колонки
Нажмите кнопку Обновить для перезагрузки данных
Попробуйте Тест — убедитесь что данные загрузились
Используйте более конкретные запросы

Сохраняется не тот курс/товар

Причина: Агент может путать результаты поиска

Решение:

Улучшите описания строк в таблице (добавьте уникальные детали)
Используйте конкретные запросы ("Ноутбук HP" вместо просто "ноутбук")
При выборе говорите точное название из результатов

Лучшие практики

Структура таблицы

✅ Хорошо:

Первая строка = заголовки колонок
Уникальные названия колонок
Заполнены все важные поля
Один тип данных в колонке

❌ Плохо:

Пустые строки в начале
Объединенные ячейки
Формулы в заголовках
Дубликаты названий колонок (без индексации)

Naming conventions

Для лучшей работы называйте колонки понятно:

id — уникальный идентификатор
name/title — название
category/type — категория
price — цена
description — описание

Система автоматически нормализует, но понятные имена упрощают интеграции.

Примеры запросов

Конкретные запросы работают лучше:

"Ноутбук до 50000" — четкий критерий
"Консультация в понедельник" — конкретный день
"Двушка возле метро" — ясные требования

Система понимает варианты написания:

"Нокиа" или "Nokia" — оба варианта найдут товары Nokia
"Ноудбук" с опечаткой — найдет ноутбуки
"Консультаця" — найдет консультацию

Интеграция с другими функциями

Комбинация с Q&A базой

Используйте Google Sheets для структурированных данных + Q&A базу для текстовых ответов. Агент ищет курс в таблице, затем дополняет описание из базы знаний.

Связка с Google Calendar

Храните каталог услуг в Google Sheets, а доступные слоты — в Google Calendar. Агент сначала показывает услуги из таблицы, затем предлагает выбрать время из календаря.

Несколько источников для одного агента

Один агент может работать с несколькими таблицами одновременно:

Каталог товаров — Google Sheets с номенклатурой
Прайс поставщиков — вторая Google Sheets с ценами
Расписание доставки — Google Calendar со слотами

Агент автоматически выбирает нужный источник в зависимости от запроса клиента.

Связанные статьи и ресурсы

Внутренние ресурсы

API источники данных — альтернатива для динамических данных
Google Calendar интеграция — работа с расписанием и встречами
Интеграции с CRM — куда передавать данные из таблиц
Управление лидами — работа с сохраненными данными
Настройка полей формы — типы полей и валидация

Внешние ресурсы

Начните использовать Google Таблицы прямо сейчас! Это самый простой способ дать агенту доступ к вашим данным без программирования. Просто создайте таблицу, вставьте ссылку — и агент начнет работать с вашим каталогом товаров, услуг или курсов.